Dalam era transformasi digital dan persaingan global yang semakin ketat, organisasi dituntut untuk tidak hanya efisien, tetapi juga agile, adaptif dan unggul secara strategis. Salah satu pendekatan yang terbukti efektif untuk mencapai keunggulan ini adalah melalui Strategic Process Management Xcellence (SPMX) yaitu suatu metodologi untuk menghasilkan proses kerja yang lebih efisien, efektif dan meningkatkan kinerja atau performa kerja demi mencapai tujuan strategik organisasi.

Mengapa SPMX Relevan dalam Krisis?

SPMX dapat membantu organisasi untuk:

• Mengenali dan mengelola proses yang kritikal.
• Mengukur kinerja secara objektif.
• Melakukan perbaikan berkelanjutan untuk menghilangkan inefisiensi (“lemak”) dan memperkuat kapabilitas inti (“otot”).

Kerangka ini sangat relevan jika dihubungkan dengan prinsip Stockdale Paradox, yang merupakan sebuah filosofi kepemimpinan yang dipopulerkan oleh Jim Collin dalam buku “Good to Great”, yang mengajarkan keseimbangan antara menghadapi realitas pahit dengan penuh disiplin, dan mempertahankan keyakinan bahwa organisasi akan mampu melewati krisis menjadi lebih kuat. 

Dengan menggunakan SPMX, organisasi dituntut untuk jujur dalam menilai proses mana yang tidak memberikan nilai tambah (non value added) serta berani dalam menyederhanakan atau menghapusnya. Selain itu organisasi meyakini bahwa dengan memperkuat proses dan kapabilitas organisasi melalui pengukuran dan perbaikan terus-menerus, perusahaan akan mampu keluar dari krisis dengan posisi yang lebih kuat.

Dua Kesalahan Umum dalam Krisis

SPMX juga mencegah dua kesalahan strategis yang sering dilakukan perusahaan saat menghadapi tekanan:

1. Panik melakukan efisiensi menyeluruh hingga memotong kapabilitas inti bisnis.
2. Terlalu optimis tanpa melakukan perbaikan, sehingga melewatkan kesempatan untuk menghilangkan inefisiensi.

Melalui tiga langkah simple yang dapat diaplikasikan dalam siklus yang berkelanjutan yaitu MMI atau Map (pemetaan), Measure (pengukuran), dan Improve (perencanaan) yang disiplin seperti dalam modul SPMX, organisasi dapat menghindari dua kesalahan ekstrem ini, dan sebagai gantinya melakukan efisiensi yang cerdas serta perbaikan yang berkelanjutan. 

Pendekatan Sistematis SPMX (Map – Measure – Improve)

Dalam penerapan SPMX, tiga tahap utama berikut menjadi kunci untuk mengelola proses secara strategis dan berkelanjutan:

1. Pemetaan Proses (Map)

Langkah pertama dalam manajemen proses adalah memetakan proses saat ini. Tujuannya adalah untuk:

• Memahami struktur proses dan sub-proses.
• Melihat alur proses dari awal hingga akhir, termasuk waktu, biaya dan sumber daya yang digunakan.
• Mengidentifikasi peran manusia, teknologi dan peralatan yang terlibat.

Dengan pemetaan yang tepat, organisasi dapat memperoleh pemahaman menyeluruh mengenai proses yang sedang berjalan, mengenali potensi inefisiensi, serta mengantisipasi dampak perubahan sebelum implementasi dilakukan.

2. Pengukuran Proses (Measure)

Setelah proses terpetakan, tahap berikutnya adalah mengukur kinerja proses. Tiga aspek utama yang diukur meliputi:

• Pengeluaran: Berapa banyak biaya yang dikeluarkan dari awal hingga akhir proses?
• Waktu:  Berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proses?
• Kualitas: Seberapa baik hasil dari proses tersebut?

Pengukuran ini memberikan data objektif yang menjadi dasar untuk analisis lebih lanjut. Tools statistik dan grafik dapat digunakan untuk mengidentifikasi penyebab masalah serta merumuskan ide perbaikan yang tepat sasaran.

3. Perbaikan Proses (Improve)

Tahap terakhir adalah melakukan perbaikan proses. Di sini, ide-ide yang telah teridentifikasi dan tervalidasi akan diuji terlebih dahulu melalui pilot project sebelum diimplementasikan secara luas.

Langkah-langkah dalam tahap perbaikan:

• Jalankan uji coba dalam skala terbatas.
• Evaluasi hasil berdasarkan target kinerja yang diinginkan.
• Jika berhasil, lakukan perencanaan implementasi permanen.
• Monitor untuk menjamin keberlanjutan dan cari peluang perbaikan lanjutan.

Melalui pendekatan Map – Measure – Improve, organisasi tidak hanya melakukan perbaikan reaktif, tetapi juga membangun sistem berkelanjutan untuk peningkatan kinerja proses secara strategis.

Kesimpulan: Bertahan dan Bertumbuh Lebih Kuat

SPMX bukan sekadar metode efisiensi, melainkan strategi bertahan dan bertumbuh lebih kuat. Dengan mengadopsi prinsip Stockdale Paradox—jujur terhadap kenyataan sekaligus percaya pada kemenangan akhir, organisasi dapat keluar dari krisis bukan sebagai korban, melainkan sebagai pemenang yang lebih tangguh dan strategis.

Budi Setiawan

Senior Consultant

One GML

Editor:

Ivan Mulyadi