Yudhi baru saja menyelesaikan diskusi penilaian kinerja (performance appraisal) dengan salah satu anggota timnya dan ia merasa sangat kesal. Ia bercerita kepada manajer lain sambil makan siang, “Saya melakukan penilaian kinerja dengan Anton pagi ini. Saya panggil dia pagi tadi sewaktu dia ikut meeting anggaran, soalnya penilaian kinerja untuk tim saya harus selesai hari ini.” Ternyata reaksinya benar-benar aneh. Ia katakan ia belum siap. Dan ia meminta saya memberikan contoh untuk setiap umpan balik yang saya berikan. Padahal saya sudah cukup baik untuk memberikan umpan balik kepadanya! Ia lalu jadi marah dan diam! Lalu ia balas mengkritik saya tentang beberapa masalah! 

Seharusnya ia berterima kasih kepada saya. Mungkin anak-anak muda sekarang sudah tidak peduli tentang kinerjanya. Biasanya dia orang baik. Tetapi saya benar-benar tidak mengerti mengapa performance appraisal tadi bisa menjadi seperti itu?

Yudhi adalah manajer pemasaran di salah satu industri manufaktur ternama di Kawasan industri Cikarang. Saat ini dia cukup kesulitan dalam melakukan penilaian kinerja terhadap timnya dikarenakan kesibukan waktu dalam mencapai target kinerja. Seringkali ia melakukan penilaian kinerja dengan waktu yang dadakan tanpa perencanaan sebelumnya, sehingga sering menimbulkan potensi konflik antara dia dan timnya. Hal lain yang menjadi tantangan Yudhi adalah jarang malakukan observasi perilaku tim saat melaksanakan pencapaian target kinerja. Penilaian yang harus Yudhi lakukan menyangkut 2 (dua) aspek yaitu pencapaian kinerja dan perilaku. 

Permasalahan yang Yudhi hadapi ini hampir mirip dengan permasalahan sebagian besar para manajer yang akan melakukan penilaian khususnya pada penilaian aspek perilaku, dimana pembahasan penilaian perilaku sering menimbulkan potensi konflik bila seorang atasan tidak dapat membuktikan data penilaiannya berdasarkan catatan observasi yang telah dilakukan. Apalagi jika penilaian dilakukan secara mendadak tanpa perencanaan sebelumnya, sehingga penilaian kinerja yang dilakukan terkesan hanya sebatas proses formalitas untuk memenuhi aturan organisasi saja. 

Mengapa penilaian kinerja menjadi hal yang penting bagi organisasi? Hal ini dikarenakan penilaian kinerja merupakan evaluasi sistematis yang dilakukan oleh HR terhadap kinerja karyawan untuk memahami kemampuan karyawan tersebut, sehingga dapat merencanakan pengembangan karier lebih lanjut bagi karyawan yang bersangkutan. Dengan kata lain, penilaian ini dilakukan untuk menilai dan mengevaluasi keterampilan, kemampuan, pencapaian, serta pertumbuhan seorang karyawan. 

Umumnya ada 5 tahapan dalam melakukan penetapan dan penilaian kinerja secara efektif, yaitu: 

Pertama, Proses penilaian dimulai dari penetapan standar kinerja karyawan. Seorang manajer harus menetapkan target kinerja yang harus dicapai oleh karyawan. Hal ini didasarkan dan disesuaikan dengan tugas dan tanggung jawab karyawan pada posisi jabatan tersebut. Hal ini biasanya dilakukan di awal tahun. 

Kedua, Mengomunikasikan target atau standar tersebut kepada masing-masing karyawan, sehingga mereka mengetahui apa yang diharapkan perusahaan dari mereka. Komunikasi harus bersifat dua arah, artinya manajer harus siap mendapatkan masukan (feedback) dari karyawan mengenai standar kinerja yang telah ditetapkan untuk karyawan yang bersangkutan. 

Ketiga, Mengukur kinerja nyata atau kinerja aktual berdasarkan informasi yang tersedia dari berbagai sumber yang dibandingkan dengan kesepakatan penetapan target kinerja di awal tahu, seperti pengamatan, laporan statistik, laporan lisan, atau laporan tertulis. Pengukuran pada kinerja harus dilakukan secara objektif berdasarkan fakta dan temuan, serta meminimalkan memasukkan unsur perasaan ke dalam pengukuran kinerja ini. 

Keempat, Melakukan komunikasi dan diskusi dua arah terhadap hasil penilaian kepada karyawan yang bersangkutan. Langkah ini merupakan salah satu tugas yang paling menantang, karena seorang manajer harus menyajikan penilaian yang akurat sehingga karyawan yang bersangkutan dapat menerima hasil dari penilaian tersebut. Diskusi tentang penilaian ini memungkinkan setiap karyawan untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, serta dampaknya terhadap kinerjanya di masa yang akan datang. 

Kelima, Mengambil tindakan korektif atau perbaikan apabila diperlukan. Jika terjadi ketidaksesuaian antara pencapaian standar kinerja dengan kinerja aktual karyawan, maka baik perusahaan maupun karyawan harus mengambil tindakan untuk memperbaiki kinerjanya.

Data yang didapat dari proses penilaian kinerja yang dilakukan setiap periode waktu menjadi acuan bagi perusahaan dalam memberikan bonus atau insentif. Biasanya, karyawan dengan kinerja yang baik dan memenuhi target akan mendapatkan besaran bonus tertentu, baik berupa tambahan insentif atau dalam bentuk lain sebagai apresiasi yang diberikan oleh perusahaan. Hasil dari penilaian kinerja juga memungkinkan perusahaan dapat mengetahui siapa saja karyawan yang memiliki kinerja di atas rata-rata. 

Tentu saja apresiasi yang diberikan juga bisa berupa pemberian tanggung jawab lebih dengan mempromosikan pada jabatan yang lebih tinggi sebagai bagian dalam proses kaderisasi di perusahaan. Untuk posisi strategis, perusahaan tidak perlu lagi melakukan proses rekrutmen karena nyatanya perusahaan sudah memiliki karyawan yang kapabel untuk melakukan tanggung jawab lebih besar. 

Perlu diingat bagi para manajer, proses penilaian kinerja karyawan harus dilakukan dengan terencana dan dikomunikasikan sebelumnya kepada karyawan yang akan dinilai, sehingga masing-masing dapat menyiapkan data yang valid dan aktual terkait performa kerja yang telah diberikan. Penilaian kinerja yang objektif akan membuat karyawan merasa dihargai sekaligus mendorong tingkat kepuasan dan komitmen karyawan kepada perusahaan.

Bayu Setiaji

Learning Chief of Tribe