Apa itu OKR?

Setiap perusahaan pastinya  membutuhkan pengukuran yang tepat dalam mengetahui efektivitas kinerja semua aspek yang terlibat di dalamnya, serta mengukur sejauh apa target telah tercapai. Kebutuhan inilah yang menjadi dasar dari terbentuknya Key Performance Indicators (KPI) dan Objectives and Key Results (OKR).

Keduanya memang sama-sama fokus terhadap perencanaan target dalam jangka waktu tertentu, namun ada beberapa poin pada OKR yang tidak ada dalam KPI. Untuk memahami perbedaan keduanya lebih jauh, berikut adalah perbedaan KPI dan OKR, serta tahap apa saja yang perlu dilakukan untuk menyusun OKR.

KPI dan OKR, Apa Bedanya?

KPI atau Key Performance Indicators yang sudah dikenal lebih dulu adalah sebuah matriks yang digunakan untuk mengevaluasi pencapaian dari suatu perusahaan. KPI dapat diimplementasikan ke dalam berbagai bentuk, di antaranya proyek, program, produk, serta berbagai kegiatan lainnya. Dengan mnenggunakan KPI, perusahaan dapat mengukur keberhasilan penjualan hingga pertumbuhan media sosial.

KPI suatu perusahaan seringkali di duplikasi oleh perusahaan lain sebagai indikator keberhasilannya. Duplikasi ini merupakan contoh tindakan yang keliru akan KPI, karena tujuan spesifik yang dimiliki oleh perusahaan berbeda antara satu dan lainnya. Hal ini berdampak pada tidak tercapainya KPI yang ditetapkan tersebut.

Beda dengan KPI, Objectives and Key Results (OKR) fokus terhadap tujuan tim serta perusahaan, serta sejauh mana tujuan telah tercapai. Hal ini mengacu pada dua komponen utama dalam OKR yakni Objectives dan Key Results. 

Objectives adalah goals yang ingin dicapai, sementara Key Results adalah pengukuran yang digunakan untuk melihat usaha dalam mewujudkan objectives tersebut. Secara garis besar, OKR memiliki tujuan yang lebih spesifik dan diiringi atas langkah yang terukur dalam mencapai tujuan tersebut.

OKR tak hanya diberikan dan diimplementasikan dalam tingkat perusahaan semata. Tim hingga individu dalam sebuah perusahaan juga dapat mengaplikasikan OKR untuk mendukung perusahaan secara keseluruhan. Tujuan yang tertera pada OKR memiliki jangka waktu selama tiga bulan hingga satu tahun. Metode OKR ini diadopsi dari teknik perencanaan yang diterapkan oleh Intel dan Google yang berhasil memberikan hasil yang positif.

Ketika menerapkan OKR, ada beberapa hal yang perlu disusun. Berikut ini adalah sejumlah langkah yang perlu dilakukan untuk menyusun indikator keberhasilan ini:

1. Pilih Tools yang Akan Digunakan

Setelah memastikan bahwa semua orang yang terlibat  memahami OKR, pilih tools yang akan digunakan. Tools yang dimaksud dapat berupa sheet sederhana sampai software khusus untuk mendukung OKR. Apa pun jenis tool yang digunakan, pastikan bahwa setiap orang yang berkepentingan dan terlibat memiliki akses untuk memantau, mengikuti, serta mengelola OKR-nya. Akses atas OKR yang telah dipenuhi maupun yang akan datang juga diperlukan untuk kelancaran pencapaian goals yang telah ditetapkan.

2. Merancang OKR

Saat merancang OKR, ada dua pertanyaan utama yang menjadi acuan, yaitu: Goals yang ingin dicapaiBagaimana strategi dalam mencapai goals tersebut? Tujuan yang ditetapkan pada pertanyaan yang pertama haruslah nyata dan ambisius namun tetap realistis dan memang bisa dicapai melalui pengukuran yang jelas dan terukur. Penyusunan OKR harus melibatkan semua pihak. Setiap level jabatan harus menentukan tidak lebih dari 5 tujuan utama, yang terdiri dari maksimum 4 hasil kunci. Jangka waktunya pun dapat berbeda, sesuai dengan kesepakatan dalam perusahaan serta aspek terkait.

3. Menyusun OKR perusahaan

OKR perusahaan biasanya disusun oleh para C-Level atau pimpinan tertinggi karena mereka memahami hal terpenting dan esensial yang dibutuhkan perusahaan. OKR pada level perusahaan ini merupakan gambaran besar yang mewakili seluruh goals perusahaan.

4. Menyusun OKR tim

OKR tim dapat disusun melalui dua tahap. Tahap pertama melibatkan pihak manajerial bersama dengan CEO atau pimpinan tertinggi dalam menyusun rancangan OKR. Selanjutnya, rancangan OKR didiskusikan bersama anggota tim dalam tahap selanjutnya. OKR tim harus menggambarkan prioritas tim tersebut dan bukan perorangan.

5. Menyusun OKR perorangan

Tidak hanya dalam level tim, OKR perorangan juga sangat dibutuhkan untuk mencapai OKR secara keseluruhan. OKR perorangan menunjukkan hal yang perlu dikerjakan oleh para anggota tim. Setiap anggota tim wajib memenuhi tugas yang diberikan dalam  OKR perorangan pada waktu yang telah ditentukan. OKR perorangan inilah yang menjadi tolak ukur bagi manajer untuk melihat perkembangan tim.

6. Evaluasi OKR

OKR harus dievaluasi oleh perusahaan untuk mengetahui sejauh apa tujuan telah tercapai. Secara umum, pencapaian OKR yang berhasil berada pada rentang 60-70%. Persentase pencapaian yang kurang dari rentang tersebut belum tentu menandakan kegagalan dari proses pencapaian tujuan. Hal tersebut juga bisa menandakan bahwa target yang hendak dicapai terlampau tinggi. Di sisi lain, persentase keberhasilan OKR yang selalu mencapai 100% juga bisa menandakan bahwa target perusahaan tidak terlalu ambisius karena terlalu mudah dicapai. Jika kondisi yang terjadi seperti itu, maka perusahaan perlu membuat target baru yang hendak dicapai untuk jangka waktu berikutnya.

Kesalahan-Kesalahan dalam Membuat OKR

Walaupun OKR merupakan metode yang terbilang sederhana, namun keefektifan penerapannya menjadi suatu hal yang krusial. Pada kenyataannya, masih banyak perusahaan yang membuat kesalahan dalam merancang OKR, diantaranya :

1. Menciptakan goals yang Tidak Dapat Diraih 

Tidak ada salahnya untuk menjadi ambisius dan memiliki target yang tinggi. Namun hal ini tidak menjadi pembenaran dalam menetapkan suatu tujuan yang terlalu besar dan tidak mungkin diraih. Dengan melakukan kesalahan ini karyawan bisa mengalami demotivasi saat bekerja. Agar kesalahan ini tidak terjadi, keterlibatan karyawan dalam menetapkan tujuan menjadi krusial agar tujuan bersama dapat dikerjakan dan dicapai. 

2. Gagal Melacak Perubahan yang Terjadi

 Salah satu alasan mengapa OKR disebut sebagai metode yang efektif adalah kemudahan untuk memeriksa kemajuan perusahaan dan karyawan. Oleh karena itu, bila seorang pimpinan gagal memantau progress maka penyusunan OKR akan percuma. Untuk menghindari hal ini, maka pemimpin harus konsisten dalam  mendiskusikan perkembangan setiap minggu dari masing-masing anggota tim. 

3. Penggunaan Bahasa serta Tolak Ukur yang Tidak Jelas Saat Menyusun OKR

Penggunaan bahasa serta tolak ukur yang tepat dalam menyusun OKR menjadi suatu hal yang vital agar dapat dimengerti oleh semua pihak. Dengan penggunaan bahasa yang jelas, karyawan tidak akan salah menerjemahkan tujuan yang harus dicapai oleh mereka.

4. Terlalu Banyak Objektif

Objektif yang terlalu banyak dalam mencapai sebuah goals tidak akan berbuah manis. Ketika ada terlalu banyak hal yang harus dilakukan, maka karyawan akan mudah kehilangan fokus sehingga kewalahan dan pada akhirnya meninggalkan pekerjaan mereka.   Untuk menghindari hal tersebut, tetapkan 3-5 objektif dalam jangka waktu tertentu.  Anda bahkan bisa lebih sedikit lagi membuat suatu objektif saat baru mengenalkannya kepada perusahaan. Jika tim secara konsisten dapat mencapai semua objektif, Anda dapat mempertimbangkan untuk menambah satu atau dua objektif pada periode berikutnya. 

5. Alokasi Sumber Daya yang Buruk

Dalam menetapkan OKR, alokasi sumber daya yang tepat menjadi salah satu hal signifikan yang menentukan keberhasilan implementasi OKR. Mendorong karyawan untuk melakukan sesuatu tanpa menyediakan sumber daya yang tepat bagi mereka adalah salah satu kesalahan terburuk dalam menetapkan OKR.  Sebelum membuat OKR, pastikan apakah perusahaan dapat menyediakan sumber daya untuk membantu karyawan mencapai OKR tersebut. Jika tidak, pertimbangkan bagaimana restrukturisasi OKR atau solusi kreatif lainnya. 

Nah, itu dia penjelasan mengenai OKR VS KPI, kelebihan, serta kesalahan yang seringkali dilakukan dalam merancang OKR.