Perencanaan tenaga kerja atau Manpower Planning di banyak organisasi merupakan proses yang cukup menyita waktu dan perhatian.  Biasanya diawali dengan pengajuan permintaan tenaga kerja dari setiap unit kerja, yang seringkali juga dilengkapi dengan analisa beban kerja untuk memberikan justifikasi kenapa muncul permintaan penambahan tenaga kerja. 

Di sisi lain, perencanaan tenaga kerja juga menjadi perhatian khusus dari bagian keuangan untuk memastikan agar tidak terjadi penambahan biaya terkait tenaga kerja yang berlebihan.

Tentunya yang berada di tengah-tengah adalah bagian SDM yang harus mengkompilasi seluruh permintaan tenaga kerja dari semua unit kerja, dan melakukan simulasi finansial untuk menjaga agar anggaran tetap dapat dikelola dengan efisien. 

Sudah bukan rahasia lagi, bahwa kedua proses ini merupakan proses yang penuh dengan perdebatan seru dan negosiasi/kompromi yang terpaksa diambil kedua belah pihak untuk mencapai kesepakatan. Tapi apa benar proses perencanaan tenaga kerja hanya memperhatikan aspek kesesuaian permintaan tenaga kerja dan anggaran?

Permintaan tenaga kerja yang selaras dengan kemampuan anggaran organisasi pasti merupakan salah satu aspek yang sangat penting – mengingat anggaran tenaga kerja akan selalu naik dari tahun ke tahun kecuali terjadi pengurangan tenaga kerja yang tentunya bukan merupakan pertanda baik buat organisasi. Sebaliknya, biaya tenaga kerja yang terus bertambah karena penambahan jumlah tenaga kerja juga tidak menjamin pertumbuhan bisnis yang positif.

Memastikan bahwa perencanaan tenaga kerja dapat mendukung pertumbuhan bisnis inilah yang seharusnya menjadi tujuan utama melakukan perencanaan tenaga kerja.  Sebagai solusinya, perencanaan tenaga kerja tidak boleh lagi hanya menjadi proses yang dilakukan bagian SDM untuk melakukan simulasi finansial anggaran tenaga kerja. 

Bagian SDM sudah harus siap untuk membangun model organisasi yang menyelaraskan strategi, proses bisnis, struktur dan kebutuhan tenaga kerja secara sistematis dan untuk menghadapi tantangan dan kebutuhan organisasi di masa yang akan datang untuk memperlihatkan prioritas, timing, jumlah dan kualitas tenaga kerja yang dibutuhkan termasuk biaya yang sebaiknya dikeluarkan. 

Tidak cukup hanya disitu saja, perencanaan tenaga kerja yang menghasilkan prioritas, timing, jumlah dan kualitas tenaga kerja yang dibutuhkan termasuk biaya yang sebaiknya dikeluarkan baru merepresentasikan setengah perjalanan dari keseluruhan perencanaan tenaga kerja, karena yang terpenting adalah apa yang organisasi lakukan dari kebutuhan yang ada tersebut. 

Implementasi perencanaan tenaga kerja dilakukan dengan memperhatikan internal suplai (tenaga kerja yang ada di organisasi saat ini), dan eksternal suplai (kandidat tenaga kerja yang berasal dari luar organisasi), jika ada defisit maka intervensi yang perlu dilakukan tentunya berbeda dengan intervensi yang perlu dilakukan jika ada surplus.  Dan rencana intervensi yang disusun harus pula memperhatikan kebutuhan tenaga kerja organisasi saat ini dan masa yang akan datang, karena setiap rencana intervensi perlu waktu untuk diimplementasi dan diperoleh hasilnya.

Oleh karena itu, melakukan perencanaan tenaga kerja memang bukan proses yang bisa dilakukan hanya oleh bagian SDM atau bagian Pengembangan Organisasi saja, namun seharusnya merupakan proses perencanaan kolektif yang dilakukan secara bersama-sama dengan perencanaan strategi organisasi. 

Organisasi yang dapat bersaing secara kompetitif adalah organisasi yang dapat membangun kapabilitas organisasi yang handal secara efisien, dan tujuan ini hanya dapat dicapai dengan perencanaan tenaga kerja yang efektif.

Handoko Said