Jika Anda adalah karyawan suatu perusahaan, coba diingat kembali dalam kurun waktu beberapa tahun ke belakang, sudah berapa kali struktur organisasi Anda berubah? 

Dalam masa di mana perusahaan dituntut mampu beradaptasi seiring kecepatan perubahan market, customer dan teknologi, masih wajar jika respons yang dilakukan perusahaan adalah dengan melakukan perubahan struktur organisasi. 

Masih perlu kita akui bahwa perubahan struktur organisasi yang efektif menjadi salah satu driver yang mengindikasikan perusahaan sedang berubah karena sifatnya yang tangible.

Perubahan organisasi merupakan dampak dari transformasi yang sedang terjadi dalam organisasi, meliputi perubahan strategi, sistem/proses, manusia, dan budayanya. Untuk itu, perubahan struktur organisasi seharusnya bukan merupakan respon reaktif, namun merupakan respon komprehensif.

Berdasarkan studi yang dilakukan oleh GML, terdapat 8 (delapan) penilaian komprehensif yang dapat dilakukan perusahaan untuk mengevaluasi efektivitas struktur organisasi, yaitu:

1. Keterkaitan antara Struktur dengan Strategi (Alignment With Strategy)

Penilaian ini dilakukan untuk mengetahui seberapa baik struktur organisasi saat ini dalam mengakomodasi strategi dalam memberikan nilai kepada pelanggan dan mengelola sumber daya dalam menciptakan sinergi antar unit kerja. Hal ini akan membantu proses pengalokasiansumberdaya untuk mendukung kelancaran eksekusi strategi dan inisiatif organisasi.

2. Keterkaitan antara Proses dan Sistem (Process and System Alignment)

Penilaian ini dilakukan untuk mengetahui seberapa baik struktur organisasi dalam merefleksikan rantai nilai atau proses utama organisasi. Desain struktur harus merefleksikan keterkaitan proses-proses inti termasuk ketersediaan sistem IT yang sesuai dan terintegrasi, yang dapat meningkatkan koordinasi dan kecepatan eksekusi proses.

3. Kejelasan antara Diferensiasi dan Integrasi (Clarity of Differentiation and Integration)

Penilaian ini dilakukan untuk mengetahui seberapa baik pengelompokan beragam aktivitas organisasi untuk mendukung peningkatan efisiensi dari spesialisasi, akan tetapi tetap terintegrasi dengan baik melalui koordinasi yang efektif dari pemimpin-pemimpin unit kerja.

4. Kejelasan Peran dan Tanggung Jawab (Clarity of Roles and Responsibilities)

Penilaian ini dilakukan untuk mengetahui seberapa baik pendefinisian peran dan tanggung jawab serta wewenang setiap jabatan dalam melaksanakan tugasnya. Semakin tinggi level jabatan pada struktur organisasi maka semakin tinggi kewenangannya sehingga semakin tinggi pula lingkup pengambilan keputusan dan nilai anggaran yang dikelola.

5. Kemampuan Beradaptasi (Agile Capability)

Penilaian ini dilakukan untuk mengetahui seberapa baik kemampuan organisasi untuk dapat secara berkelanjutan mampu menangkap perubahan-perubahan baru yang terjadi di lingkungan eksternal dan mengembangkan reaksi yang tepat serta mengembangkan fungsi-fungsi yang dibutuhkan untuk membuat organisasi tetap siap dalam menghadapi perubahan.

6. Kepatuhan Terhadap Peraturan dan Tata Kelola (Regulatory and Governance Compliance)

Penilaian ini dilakukan untuk mengetahui seberapa baik struktur organisasi yang ada dalam memenuhi persyaratan peraturan dan prinsip tata kelola yang baik. Peraturan yang ada bisa mensyaratkan adanya pemisahan tugas yang spesifik (seperti antara pemasaran dan persetujuan pinjaman) atau ketersediaan fungsi-fungsi spesifik (seperti internal audit atau kepatuhan).

7. Kesiapan Sumber Daya Manusia (People Readiness)

Penilaian ini dilakukan untuk mengetahui seberapa baik pemenuhan kompetensi dari setiap pemegang jabatan dalam menjalankan tugasnya. Penilaian ini juga untuk mengukur seberapa baik pemenuhan kuantitas sumber daya manusia di setiap posisi jabatan. Jika terlalu sedikit maka akan menghambat eksekusi strategi, sebaliknya jika terlalu banyak akan menghasilkan pemborosan.

8. Kesiapan Budaya Berkinerja Unggul (Execution Excellence Culture Readiness)

Penilaian ini dilakukan untuk mengetahui seberapa baik budaya organisasi yang terefleksikan dalam misi, visi, nilai-nilai dan pernyataan strategi organisasi terefleksikan juga dalam struktur organisasi.

Perlu kita sadari tidak ada struktur organisasi yang sempurna. Desain struktur organisasi bukan membahas mengenai benar dan salah, namun lebih kepada desain mana yang lebih selaras dengan strategi, sistem/proses, manusia, dan budaya serta kesesuaiannya dengan kebutuhan perusahaan di masa akan datang. 

Organisasi yang bergerak di industri yang sama pun, akan memiliki strategi yang berbeda sehingga struktur organisasi harus diselaraskan mengikuti strateginya masing-masing. Keselarasan ini merupakan kunci efektivitas organisasi dalam mencapai tujuannya.

Yuni Setyaningsih