Adanya Standard Operating Procedure (SOP) dalam sebuah perusahaan sangat diperlukan oleh setiap karyawan, manajemen, hingga pimpinan untuk memahami tujuan yang hendak dicapai perusahaan.

Standard Operating Procedure menjadi susunan dokumen berisi instruksi tertulis yang mengatur proses dan prosedur pelaksanaan operasional dari perusahaan.

Keberadaan SOP ini akan membuat seluruh SDM di sebuah perusahaan bisa saling membantu dan bekerja sama agar pekerjaan lancar dan tujuan bisnis tercapai. Selain itu, SOP menjadi bahan acuan dalam menilai performa kerja para karyawan. 

Contoh Standard Operating Procedure Perusahaan

SOP menjadi standar baku bagi perusahaan-perusahaan dalam melakukan proses kerja. Pentingnya SOP adalah untuk memastikan pelayanan dan operasional bisa selalu konsisten. 

Antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lainnya tentu mempunyai SOP yang berbeda-beda. Oleh sebab itu, kita tidak bisa langsung melihat contoh Standard Operating Procedure saja. Tetapi perlu juga mempelajari langkah demi langkah pembuatannya.

Biasanya divisi general affair bertugas dan bertanggung jawab membuat SOP. Akan tetapi, pembuatan SOP ini dapat dilakukan dengan kerja sama dengan para ahli. 

Standard Operating Procedure merupakan sekelompok peraturan, pedoman, atau aturan yang dibuat oleh perusahaan. Tujuannya adalah sebagai bahan acuan dalam mengerjakan proses kerja berdasarkan tugas dan fungsi setiap sumber daya manusia pada perusahaan. 

Bagi instansi pemerintah maupun perusahaan swasta, SOP menjadi indikator untuk menilai kinerja. Mengapa demikian? Pasalnya pembuatan SOP berdasarkan indikator teknis, prosedural, dan administratif. Contoh Standard Operating Procedure ini sesuai dengan proses dan unit kerja yang terlibat. 

Selain itu, saat membuat SOP didasarkan pada urutan kronologis. Dengan demikian, akan menjadi sebuah prosedur acuan dalam menyelesaikan pekerjaan dengan cara yang efisien dan efektif. Anda dapat melihat contoh berikut ini agar lebih paham tentang bagaimana Standard Operating Procedure sebuah perusahaan:

SOP Bagian Quality Control (QC)

SOP pada bagian QC biasanya berisi:

1. Judul: Standar Operasional Prosedur untuk Quality Control
2. Ruang Lingkup: Pemeriksaan mutu produk
3. Departemen: Quality Control (QC)
4. Dokumen Terkait: (termasuk dokumen-dokumen yang dibutuhkan)
5. Tanggal Dibuat: (tanggal menyesuaikan)
6. Penanggung jawab: Manager QC
7. Tujuan: Memeriksa dan memastikan bahwa kualitas dan kuantitas produk yang dihasilkan telah memenuhi standar atau ketentuan.
8. Prosedur Kerja: (misalnya mengenai aturan lembur)
9. Dibuat: Manager Quality Control 
10. Diperiksa: Kepala Bagian Produksi
11. Disetujui: Direktur

SOP Jam Kerja Lembur

Contoh Standard Operating Procedure yang kedua adalah mengenai jam kerja lembur:

1. Judul : Standard Operational Prosedure untuk Kerja Lembur
2. Nomor : -
3. Tanggal : -
4. Tanggal Berlaku : -
5. Revisi: -
6. Halaman: 1/ 1
7. Latar Belakang: Diperlukannya penataan tentang jam kerja yang lebih efisien dan efektif. Seluruh divisi membutuhkan penataan kembali terkait jam kerja yang melebihi 8 jam.
8. Tujuan: Memberikan aturan baru secara terperinci terkait jam kerja lembur bagi seluruh karyawan agar bisa berjalan secara efektif dan efisien.
9. Ruang Lingkup: Peraturan Jam kerja lembur ini berlaku untuk semua karyawan.
10. Tanggung Jawab: Karyawan yang menjalankan jam kerja lembur, supervisor dari setiap divisi, dan manajer dari setiap departemen yang ada.
11. Unit Kerja: Bagian Personalia, Keamanan/Satpam, dan Bagian yang berhubungan dengan pelaksanaan jam kerja lembur.
12. Prosedur: Pelaksanaan lembur harus disertai dengan surat perintah dari atasan, dengan mempertimbangkan tingkat urgensi produksi yang bersangkutan. Pelaksanaan lembur berdasarkan ketentuan target dan sesuai dengan Surat Perintah Lembur (SPL).
13. Rekaman: Formulir Surat Perintah Lembur (SPL)
14. Dibuat: Manager HRD
15. Diperiksa: Kepala Bagian Produksi
16. Disetujui: Direktur

Langkah Membuat SOP Perusahaan

Saat membuat SOP, kita harus merumuskannya dengan bantuan beberapa orang yang paham betul sistem kerja di perusahaan. Seperti contoh Standard Operating Procedure di atas, SOP bagian QC, maka dalam membuatnya harus mengajak Manajer QC.

Anda bisa membuat tim khusus, kemudian memberikan tugas dan tanggung jawab kepada masing-masing untuk menjalankan pekerjaan secara efektif. Misalnya saja mengumpulkan tenaga kompeten dari setiap departemen perusahaan.

Jangan lupa untuk menentukan sasaran pembuatan SOP. Selanjutnya perkirakan juga waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan sesudah mendapat verifikasi atas contoh Standard Operating Procedure.

Jika pemetaan alur kerja tiap divisi telah terbentuk, pastikan kegiatan operasional apa saja yang diperlukan. Pencatatan ini perlu dibuat secara jelas dan detail agar para karyawan memahami dengan benar. 

Bila perlu buat flowchart lengkap dengan penjelasannya. Kemudian sediakan formulir pendukung sebagai bukti nyata dari aktivitas operasional. Pendapat dari beberapa tim sebelum membuat SOP menjadi masukan yang baik. Kemudian, bila menemukan sebuah tindakan yang kurang pas, kita bisa meminta saran dan masukan dari karyawan. 

Meskipun SOP telah berjalan dengan sempurna, Anda tetap perlu melakukan evaluasi secara berkala. Tujuannya adalah untuk mengganti apabila ada poin dalam SOP yang sudah tidak relevan lagi. 

Hal yang tidak kalah penting adalah menjadwalkan rapat yang melibatkan seluruh divisi untuk sosialisasi SOP. Kegiatan tersebut untuk memastikan jika implementasi SOP telah siap. Selanjutnya kita dapat melakukan monitoring untuk menilai SOP, terkait kendala, keefektifan, dan lain sebagainya. 

Manfaat Pembuatan SOP 

SOP mempunyai banyak manfaat seperti yang tertera pada peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara, Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008. Diantaranya adalah sebagai standarisasi para karyawan dalam mengurangi kesalahan dalam menyelesaikan pekerjaan yang diberikan. 

Standard Operating Procedure bisa membantu karyawan lebih mandiri. Hal tersebut juga mengurangi campur tangan dari manajemen, sehingga dalam pelaksanaan proses sehari-hari akan mengurangi keterlibatan dari pemimpin. Lalu adanya SOP dapat menjadi pedoman karyawan melaksanakan pekerjaan, menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas, serta membantu menelusuri jika terjadi kesalahan prosedural. 

Fungsi dasar SOP Perusahaan

Fungsi dasar pembuatan SOP antara lain sebagai rujukan pengetahuan kegiatan operasional yang selalu update. Apabila alur kerja berubah sewaktu-waktu, maka perlu SOP pun perlu di-update. 

Fungsi SOP berikutnya adalah sebagai arsip pelacakan kegiatan operasional, penilaian, dan evaluasi. Jika terdapat bukti, alur pekerjaan yang memerlukan arsip dapat ditangani dengan mudah. Pasalnya, Standard Operating Procedure mempunyai formulir kerja seperti contoh berita acara pada presentasi produk, berita acara kunjungan, bukti pengiriman, dan yang lainnya. 

Dengan demikian SOP juga berfungsi sebagai audit jaminan mutu berkala. Baik itu secara internal maupun eksternal, sebagai media penilaian hingga evaluasi untuk menyempurnakan segala sesuatu yang perlu dilakukan. 

Nah, jika Anda ingin membuat SOP, hal utama yang harus Anda perhatikan adalah terkait divisi keuangan. Pasalnya, divisi telah menjadi bagian pokok atau jantung perusahaan. Keuangan perusahaan tidak akan jelas antara pemasukan dan pengeluaran tanpa adanya SOP yang baik. 

GML merupakan salah satu perusahaan konsultan manajemen yang memungkinkan klien untuk mengelola manajemen perusahaan dengan mudah, kapan saja dan di mana saja. Kini, Anda tidak perlu merasa bingung lagi masalah performance management system. Segera kunjungi web resminya untuk mendapat info lebih detail.

GML Performance Consulting