Human Resource Information System atau HRIS menjadi salah satu bagian terpenting dalam perusahaan. Dalam hal ini HRIS adalah sistem yang digunakan untuk memudahkan akses data untuk pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM). Pengelolaan SDM sangat penting untuk memberikan motivasi atau mendisiplinkan karyawan.

Pada dasarnya pengelolaan SDM bisa saja dilakukan secara manual. Namun perkembangan teknologi yang semakin pesat menuntut perusahaan untuk memiliki sistem yang bisa bekerja dengan efisien. 

Oleh karena itu, perusahaan perlu mencari partner kerja yang mampu meningkatkan performa perusahaan. HRIS mampu menciptakan sistem untuk mengelola karyawan dengan manajemen terbaik, dan bisa dibentuk menjadi divisi khusus untuk menangani berbagai kebutuhan perusahaan.

Pengertian HRIS

Pada dasarnya HRIS menjadi salah satu cara mengelola sumber daya manusia. Ini adalah satu kesatuan sistem yang bisa tergabung dalam sebuah sistem yang lebih besar dalam enterprise resource planning. Di dalam HRIS terdapat manajemen HR yang mampu mengelola dan mengakses informasi tentang kebutuhan SDM, data pegawai, kinerja pegawai, dan lainnya.

Biasanya HRIS memiliki dukungan berupa aplikasi atau software yang membuat prosesnya menjadi otomatis atau digital. Aplikasi tersebut menjadi panduan untuk karyawan untuk semua informasi yang ada di perusahaan. Semua jenis perusahaan pastinya membutuhkan HRIS untuk saling berbagi informasi dan menunjang performa perusahaan.

Anda harus memahami Human Resources Management lantaran keduanya mempunyai hubungan yang sangat erat. HRM adalah praktik mengelola tenaga kerja dalam suatu komunitas atau organisasi guna menunjang bisnis, supaya bisa mempunyai keunggulan kompetitif. Ini menjadi divisi SDM untuk memaksimalkan kinerja karyawan dalam tercapainya objektif bisnis.

HRIS menjadi modul yang terdapat pada sistem ERP dan bisa tergabung dengan beberapa model lain. Tentunya semua dibutuhkan oleh perusahaan. HRIS terbagi menjadi beberapa jenis solusi yaitu perangkat lunak untuk desktop dan mobile.

Fungsi HRIS bagi Perusahaan

Pada dasarnya HRIS merupakan perangkat lunak atau aplikasi yang wajib dimiliki perusahaan. Ada berbagai manfaat yang bisa Anda dapatkan sebagai berikut:

Meningkatkan Keamanan Data Karyawan

Perlu diketahui bahwa data karyawan bersifat personal dan seharusnya hanya bisa dilihat oleh orang-orang tertentu. Biasanya hanya orang yang berkepentingan saja yang bisa mengaksesnya. Sistem HRM memungkinkan manajer HRS bisa mengontrol orang-orang yang bisa mengakses informasi dalam sistem. Dalam hal ini hampir tidak ada risiko pencurian data karyawan.

Distribusi Gaji yang Mudah

HRIS adalah salah satu cara untuk memudahkan pendistribusian gaji. Keberadaan HRM software membuat proses pembagian gaji kepada karyawan menjadi sangat mudah. Biasanya human error sering menjadi salah satu penyebab kesalahan dalam perhitungan gaji yang dapat diminimalkan.

Pada dasarnya sistem HRM menyematkan modul akuntansi yang mampu mengelola sistem sesuai dengan jam kerja serta kehadiran para karyawan. Terdapat bukti yang bisa Anda hitung dalam menit dan semuanya tersimpan melalui data sistem.

Manajer dapat melihat laporan penggajian pada setiap bulannya, serta mampu melihat komponen gaji dari setiap karyawan seperti tunjangan, uang lembur, dan lain sebagainya.

Monitoring Kerja Karyawan

Keberadaan sistem HRM memudahkan manajemen dalam mengidentifikasi karyawan yang cepat berkembang. Manajer HRD mampu menetapkan KPI pada setiap karyawan secara kontinu untuk mengukur pencapaian mereka. Ini turut memudahkan aktivitas mengevaluasi kinerja para karyawan.

Proses Rekrutmen yang Sederhana

Biasanya proses rekrutmen karyawan perusahaan sangatlah panjang. Dalam hal ini dibutuhkan tahapan demi tahapan agar mendapatkan karyawan terbaik. Apalagi kini perusahaan membutuhkan karyawan yang memiliki skill yang semakin khusus dan spesifik dalam bidangnya.

Proses wawancara hingga penerimaan karyawan baru bisa dilakukan dengan cepat menggunakan HRIS. Mengingat HRIS adalah salah satu tahap dalam proses rekrutmen dan menempatkan kandidat berdasarkan kompetensinya.

Mengoptimalkan Proses Pengambilan Keputusan

HRIS adalah salah satu cara yang memudahkan Anda mendapatkan informasi yang tepat dan cepat. Sifat dari HRIS adalah terpusat dan otomatis yang pastinya memberikan manfaat terbaik untuk perusahaan. Sistem ini tentu bisa membantu manajemen dalam pengambilan keputusan yang lebih baik.

Mengingat bahwa seluruh informasi yang terkait dengan perusahaan tersedia dan mampu ditinjau dengan lebih maksimal, manajemen akan mampu melakukan tindakan dengan lebih cepat, utamanya dalam mengatasi kesenjangan keterampilan karyawan.

Meningkatkan Kepuasan Pegawai

Salah satu manfaat HRIS adalah meningkatkan kepuasan pegawai pada sebuah perusahaan. Melalui HRIS, hubungan dan interaksi antara pegawai dengan tim personalia mampu berjalan dengan lebih mudah dan transparan. Hal tersebut juga mempu meminimalkan kesalahan dalam perhitungan gaji dan pajak. 

Tentunya ini bisa meningkatkan kepercayaan pegawai kepada perusahaan. Hingga akhirnya menyusul terciptanya peningkatan motivasi pegawai dalam bekerja.

Komponen HRIS

Mayoritas perusahaan kurang memahami pentingnya solusi yang ditawarkan aplikasi untuk mengelola data dan kegiatan operasional karyawan. Berikut adalah elemen penting dalam perangkat lunak HRIS yang menunjang departemen SDM:

Attendance Management

Data kehadiran karyawan adalah salah satu hal terpenting karena mampu memengaruhi jumlah gaji. Adapun fitur untuk mengelola data tersebut adalah sebagai berikut:

- Data waktu datang dan pulang.

- Absensi karyawan.

- Data lembur.

- Jadwal shift karyawan.

- Jadwal Cuti.

- Pengajuan cuti dan ijin karyawan.

Employee Self Service

Komponen selanjutnya yakni ESS atau Employee Self Service, sebuah fitur aplikasi dimana karyawan terkait dapat mengelola administrasi HR tanpa perlu mengandalkan pihak HR secara langsung. Biasanya pegawai yang bersangkutan mampu mencetak slip gaji, membuat serta mengajukan persetujuan izin.

Biasanya karyawan juga bisa melihat sisa cuti melalui dashboard pribadinya. Meminimalisir beban kerja HR divisi dalam mengembangkan kontrol human resources data management dan efisiensi biaya penggunaan kertas menjadi tugas utama dan prioritas dari ESS.

Talent Management

Komponen berikutnya adalah talent management yang memudahkan tim HR memilih kandidat karyawan yang memiliki performa tinggi. Hal tersebut meningkatkan human capital. Fitur tersebut juga menyediakan informasi produktivitas karyawan.

Kinerja karyawan akan tampil pada dashboard software sehingga memudahkan pemilihan karyawan untuk dipromosikan atau diberi tanggung jawab lebih. Anda juga bisa memadukan dengan talent management agar lebih memahami fitur departemen SDM perusahaan.

Payroll Management

Komponen berikutnya dari HRIS adalah payroll management yang membantu mengelola tenaga kerja. Hal ini tidak terlepas dari proses penggajian dan penerimaan benefit karyawan. Tim HR nantinya memiliki hak untuk klaim kesehatan dan tidak hanya melalui BPJS tetapi juga reimburse pengobatan langsung dari perusahaan.

HRIS memiliki fitur payroll yang sangat membantu para staf dan karyawan. Fitur tersebut mampu membantu perhitungan gaji bulanan serta pajak karyawan. Bahkan termasuk perhitungan potongan lain seperti jatah cuti yang sudah habis.

HRIS yang baik seharusnya mampu merekam data pada setiap proses bisnis HR. Komponen tersebut juga mampu menunjang segala bentuk operasional perusahaan. Terdapat juga fitur tambahan yang bisa ditambahkan, namun memerlukan tambahan biaya.

Dengan demikian HRIS adalah kebutuhan yang tidak boleh diabaikan demi perkembangan bisnis dan perusahaan. Alangkah baiknya Anda juga memperhatikan semua kebutuhan lainnya agar perkembangan perusahaan semakin pesat. Informasi dan pengetahuan yang lebih mumpuni terkait HRIS ini bisa Anda dapatkan di www.gmlperformance.com

GML Performance Consulting