Struktur organisasi bisa memengaruhi performa dan kinerja keseluruhan organisasi. Organisasi yang lincah bukanlah tercipta secara kebetulan, melainkan dibentuk melalui struktur organisasi yang didesain secara matang. 

Kelincahan gerak dan kecepatan organisasi dalam mengeksekusi strateginya sangatlah penting. Mereka yang mampu bekerja dengan alur yang lancar dan cepatlah yang bisa memenangkan persaingan di masa-masa sulit. Ya betul, kini bukan lagi zaman yang besar mengalahkan yang kecil, melainkan yang cepat akan mengalahkan yang lambat.

Melalui tuntutan stakeholder yang semakin besar, akselerasi dari teknologi digital, perang talenta, dan kini krisis akibat pandemi, semuanya semakin menuntut organisasi untuk bisa menciptakan inovasi secara terus menerus. Tentu saja transformasi seperti ini hanya bisa dicapai jika organisasi didesain sedemikian rupa supaya mampu bekerja dengan alur yang lancar dan cepat. 

Peran Struktur Organisasi

Struktur organisasi berperan penting dalam memastikan arah strategi yang terpetakan dengan baik, sehingga strategi berhasil dicapai. Struktur organisasi tidak hanya memetakan jabatan-jabatan yang dibutuhkan, tetapi juga menentukan tata kerja di dalam organisasi melalui garis pelaporan dan koordinasi. 

Namun kegunaan struktur organisasi yang terpenting adalah memastikan, semua proses dan kapabilitas organisasi yang dibutuhkan untuk mengeksekusi strategi sudah terpetakan dengan baik. 

Merombak struktur organisasi untuk menghasilkan struktur yang pas seringkali menjadi tantangan terberat. Bagaimana cara terbaik me-review struktur organisasi, untuk memastikan bahwa struktur tersebut sudah efektif dan efisien mendukung strategi organisasi? 

Perombakan Struktur Organisasi

Ada 8 aspek yang perlu diperhatikan dalam melakukan review struktur organisasi.

Pertama adalah Strategy Alignment. Keselarasan strategi dengan struktur organisasi tentunya menjadi awal penting dalam review struktur organisasi.  Kejelasan arah strategi perlu dituangkan ke dalam struktur organisasi yang akan didesain. 

Aspek kedua adalah Process & System Alignment. Dalam aspek ini fokus review berada pada keselarasan struktur organisasi dengan proses bisnis yang akan diimplementasi untuk mengeksekusi strategi. Keselarasan dalam aspek ini memperhatikan tanggung jawab dan wewenang setiap jabatan, dengan proses bisnis yang perlu diimplementasikan. 

Selanjutnya, aspek ketiga dan keempat lebih menyoroti aspek kunci dari struktur organisasi itu sendiri. 

Aspek ketiga adalah Clarity of Differentiation & Integration. Dalam mendesain struktur organisasi seringkali kita dihadapkan pada pilihan antara menggabungkan beberapa fungsi ke dalam sebuah struktur atau memisahkannya menjadi beberapa struktur yang terpisah. 

Keputusan ini menentukan efektivitas eksekusi fungsi tersebut dan juga menjaga akuntabilitasnya. Misalnya pada kasus penggabungan fungsi internal audit dan keuangan menjadi kurang disarankan, karena adanya benturan kepentingan. 

Aspek keempat, Clarity of Roles & Responsibilities. Aspek ini menyoroti bagaimana struktur disusun untuk memberi kejelasan tanggung jawab dan wewenang setiap jabatan baik secara horisontal dan vertikal. Misalnya, setiap level jabatan dalam struktur organisasi perlu memiliki kejelasan kontribusi yang memberi nilai tambah, bukan sekadar memperpanjang jalur birokrasi.

Aspek selanjutnya, People Readiness. Aspek ini berfokus pada bagaimana struktur organisasi dapat menopang kebutuhan organisasi untuk mengelola fungsi SDM dengan baik, sekaligus memastikan SDM yang tersedia mendukung pencapaian strategi. 

Aspek keenam, Execution Excellence & Culture Readiness, adalah aspek yang menyoroti kesiapan struktur organisasi untuk mendukung tata kelola organisasi yang baik dan pembentukan kultur organisasi yang sehat. 

Keenam aspek yang sudah dibahas ini mengarah lebih pada perspektif internal dari struktur organisasi. Kedua aspek selanjutnya cenderung mengarah pada perspektif eksternal dari organisasi. 

Aspek ketujuh, Agile Capability, mengedepankan kesiapan struktur organisasi untuk beradaptasi menghadapi perubahan eksternal, yang perlu dilakukan organisasi agar tetap relevan dalam kompetisi. 

Aspek terakhir, Regulatory & Governance Compliance, berfokus pada kepatuhan struktur organisasi pada regulasi dan standar kepatuhan yang dapat mempengaruhi operasional organisasi.

Demikian delapan aspek di atas berguna untuk me-review struktur organisasi supaya bisa menjadi kerangka dalam menyusun strategi yang baik. Selain membantu memastikan struktur lebih selaras dengan arah strategis, kerangka ini juga membantu organisasi agar terhindar dari mendesain struktur yang lebih mengedepankan person-fit dibanding kebutuhan strategis organisasi.

Handoko Said