Continuous Improvement adalah salah satu strategi untuk mengembangkan dan memperbaiki program sesuai dengan analisa hasil kerja sebelumnya. Pada situasi modern seperti sekarang ini, Indonesia sudah ikut terpengaruh dengan perkembangan globalisasi. Salah satunya dalam dunia bisnis, dengan melakukan pengembangan menggunakan sistem Continuous ini.

Mungkin masih jarang orang mendengar istilah satu ini, padahal kenyataannya  sangat penting dalam upaya bersaing dengan bisnis lain. Untuk lebih jelasnya, sistem ini merupakan upaya atau usaha yang dilakukan untuk memperbaiki produk serta pelayanan agar dapat berkembang dan bersaing.

Usaha ini dilakukan untuk mencari improvement terbaik yang akan dihasilkan serta mencari solusi dari masalah yang ada. Sehingga dapat menghasilkan sesuatu yang bisa terus bertahan serta berkembang ke depannya.

Membicarakan hal ini tidak akan pernah ada habisnya karena hal ini merupakan salah satu kunci untuk mewujudkan operational excellence pada sebuah bisnis. Bahkan perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur juga menerapkannya sebagai budaya perusahaan mereka.

Langkah Memulai Continuous Improvement Adalah

Konsep ini akan membutuhkan keterlibatan manusia secara penuh. Hal penting yang perlu dilakukan adalah mengedukasi serta meningkatkan awareness. Artinya orang-orang dalam perusahaan harus diberi pemahaman tentang sistem kerja yang berlaku dan manfaat yang akan mereka peroleh.

Namun hal ini harus selalu konsisten untuk dilakukan apalagi mengingat dengan kesibukan masing-masing yang dimiliki oleh mereka. Sehingga memungkinkan mereka akan lupa dengan edukasi yang hanya dilakukan dalam beberapa kali pada awal saja.

Edukasi ini dapat dimulai dengan mengenalkan berbagai hal dasar mengenai konsep ini. Dengan begini, mereka akan lebih mudah dalam memahami konsep tersebut. Aktivitas sehari-hari dapat mereka lakukan sesuai dengan konsep ini, sehingga sesuatu dapat berhasil dikembangkan dengan baik.

Namun tentunya untuk memulai hal ini perlu beberapa hal yang harus diperhatikan agar dapat digunakan dan dijalankan secara benar. Beberapa hal yang harus dilakukan untuk memulai proses Continuous Improvement adalah sebagai berikut.

Menetapkan Masalah yang Akan Dihadapi

Patinya setiap perusahaan akan memiliki masalahnya sendiri-sendiri. Nah, untuk itu sebelum memulai sistem ini, sebaiknya tetapkan dulu masalahnya. Masalah sendiri dapat dikelompokan menggunakan matrik masalah, pilihlah masalah yang sekiranya harus diutamakan.

Dari sekian banyak masalah dalam perusahaan, Anda dapat menilainya berdasarkan urgensi permasalahan tersebut. Sehingga masalah yang penting untuk diutamakan dapat segera teratasi sehingga tidak akan menghambat hal lainnya.

Mulai dari Perubahan Kecil

Semua perubahan dapat diawali dengan hal kecil, kita tidak harus memulai perubahan dari yang besar terlebih dahulu. Hal ini juga berlaku pada Continuous Improvement adalah saat kita tidak dapat melakukan perubahan secara terburu-buru apalagi jika dalam skala besar.

Untuk itu kita bisa memulai perubahan dari hal yang paling sederhana kemudian perlahan dan bertahap bisa melakukan perubahan berskala besar. Perubahan yang dimulai dari skala sederhana ini biasanya jauh lebih cepat diselesaikan dan hasilnya pun akan lebih maksimal.

Dibandingkan perubahan berskala besar yang membutuhkan waktu cukup lama sehingga dapat menghambat perkembangan lainnya, perubahan sederhana tentu lebih baik. Apabila perubahan sederhana ini berhasil dilakukan maka secara langsung akan menumbuhkan rasa percaya diri untuk melakukan perubahan yang berskala besar.

Memprioritaskan Ide yang Murah

Penyebab kegagalan yang sering terjadi dari penerapan konsep ini adalah anggapan bahwa biayanya yang cukup mahal. Untuk itu sebaiknya pada tahap awal Anda mendahulukan ide yang tidak memerlukan biaya banyak terlebih dahulu.

Hal ini juga dapat membuat karyawan bisa memberikan ide-ide lain yang sekiranya dapat meningkatkan kinerja mereka tanpa harus meminta persetujuan manajemen. Sehingga perubahan tersebut dapat dilakukan atas kemauan karyawan sendiri, hal ini akan menghasilkan sesuatu yang jauh lebih baik nantinya.

Continuous Improvement adalah proses melakukan suatu perubahan tanpa harus dengan persetujuan dan ikut campur manajemen. Sementara karyawan dapat menjalankannya dengan sukarela. Ide tersebut dapat dimulai misalnya dengan menghilagkan langkah yang kurang baik atau menata ulang langkah tersebut.

Mengumpulkan Saran

Dalam dunia Continuous Improvement adalah sangat penting dan menganggap bahwa manusia begitu berharga. Hal ini karena manusia merupakan sumber ide-ide baru dalam perbaikan. Pastinya dalam mengumpulkan saran tersebut kita tidak lebih paham dibanding mereka yang biasa terlibat didalamnya.

Nah untuk itu sebaiknya dalam pengumpulan saran tersebut dilakukan mereka yang memang sering terlibat dalam improvement. Agar saran tersebut bisa sesuai dan digunakan dalam melakukan perubahan ke arah yang lebih baik lagi kedepannya.

Saran ini juga baik dikemukakan bagi mereka yang memang terlibat langsung dalam improvement. Meskipun begitu Anda tetap harus memilih saran mana yang sekiranya baik digunakan untuk melakukan perubahan.

Berikan Pelatihan

Dalam proses Continuous improvement adalah proses yang memberikan pelatihan juga sangat penting untuk dilakukan. Karyawan atau manusia berperan sangat penting dalam perubahan ini untuk itu sebaiknya pihak manajemen juga memberikan pelatihan sesuai perannya masing-masing. Apalagi jika sebagian dari mereka belum menyadari tentang prinsip dan praktik yang harus dilakukan.

Bisa jadi mereka tidak sadar bahwa apa yang mereka lakukan tersebut atau masalah yang mereka hadapi disebabkan oleh hal-hal yang sederhana. Misalnya saja pemborosan hal-hal yang ternyata tidak terlalu penting untuk dilakukan, makanya pelatihan ini sangat penting untuk dilakukan.

Dengan pelatihan ini para karyawan dapat secara langsung memahami hal-hal yang harus dilakukan, sehingga mereka bisa mengurangi hal yang kurang penting. Untuk itu peran manajemen sangat penting dalam hal ini, karena manajemen akan mendidik karyawan teknik yang akan dilakukan untuk perkembangan nantinya.

Evaluasi Secara Berkala

Continuous Improvement adalah merupakan program yang membutuhkan umpan balik serta pengukuran yang dilakukan secara berkala. Perubahan sekecil dan sesederhana apapun juga sangat penting untuk selalu dievaluasi secara berkala, agar bisa mengetahui hal yang perlu diperbaiki lagi nantinya.

Hal yang sering dilakukan dalam evaluasi berkala ini adalah dengan menggunakan siklus PDCA, karena siklus ini memastikan terlaksananya konsep tersebut. Siklus ini akan bekerja dengan cara mengukur perbedaan kinerja antara kondisi dan target yang ingin dicapai nantinya.

Selain itu cara ini juga dapat membantu menjawab seberapa efektif perubahan yang dilakukan tersebut untuk bisa mengembangkan sesuatu yang dihasilkan. Jika ide tersebut cukup efektif untuk melakukan perubahan maka siklus improvement berikutnya akan menggunakan baseline dan cara yang baru.

Mencari Alternatif Perbaikan

Langkah  terakhir dalam memulai Continuous Improvement adalah dengan mencari alternatif perbaikan yang sekiranya sesuai dengan masalah tersebut. Sebelum itu tentunya Anda harus memahami terlebih dahulu masalah yang akan dihadapi tersebut.

Setelah itu barulah merumuskan solusi perbaikan yang sekiranya akan sesuai dengan hal itu, maka di rumuskanlah beberapa alternatif perbaikan dalam suatu matrik. Hal ini bertujuan agar lebih mudah untuk solusi mana yang terbaik, pilih lebih dari satu alternatif terbaik untuk digunakan.

Setelah itu barulah terapkan alternatif solusi tersebut pada masalah yang sesuai. Jangan lupa untuk terus memantau perkembangannya secara berkala.

Penerapan Continuous Improvement adalah sesuatu yang ternyata mempunyai andil besar untuk bertahan kembangnya sebuah perusahaan. Jika Anda ingin informasi yang lebih lengkap dan paham benar akan permasalahan di perusahaan, Anda bisa mengunjungi 

gml performance

GML Performance Consulting